Foire aux questions

Qu’est-ce qu’un inventaire ?

Un inventaire décrit un ensemble d’archives produites ou reçues par une personne physique ou morale, ou concernant une même thématique. Un inventaire peut décrire une série, une sous-série ou un versement (opération de transfert des documents d’une administration vers les Archives départementales, et par extension, ensemble des documents ainsi transférés en une seule fois).

Les inventaires comprennent des notices qui décrivent des ensembles d’archives constitués d’un ensemble d’articles (dossiers ou cartons) ou bien d’un seul article. Un article est identifié par une référence appelée « cote ».

Exemples de cotes : B758 ; 300W143.

Quelles principales informations puis-je trouver dans un inventaire ?

Grâce aux inventaires, vous connaîtrez le producteur des documents, le thème dont traitent les documents, la date du document le plus ancien contenu dans un dossier ou un carton et la date du document le plus récent (appelées dates extrêmes).

D’autres informations peuvent être indiquées, comme l’importance matérielle de l’ensemble concerné (nombre de cartons ou de mètres linéaires – abrégés m.l. – représentés par l’ensemble), les éliminations effectuées ou des éléments historiques sur la production et la conservation des documents.

Vous pourrez également prendre connaissance de la référence (ou cote) d’un document, d’un dossier ou d’un carton. Lors de votre venue en salle de lecture des Archives départementales, il ne vous restera plus qu’à indiquer la cote des documents que vous souhaitez consulter pour en obtenir la communication.

Exemples de cotes : B758 ; 300W143.

Toutes les archives conservées aux Archives départementales sont-elles décrites dans les inventaires publiés sur internet ?

Les Archives départementales conservent 32 kilomètres linéaires d’archives. La totalité des archives a vocation à être décrite dans les inventaires. Néanmoins, conformément à la règlementation en matière de communicabilité et de diffusion des archives, plusieurs inventaires ne sont pas mis en ligne. C’est par exemple le cas pour certains inventaires comportant des données à caractère personnel.

Toutes les archives décrites dans les inventaires sont-elles consultables en ligne ?

Seuls certains ensembles sont numérisés et mis en ligne dans la rubrique Archives numérisées. Une grande partie des archives décrites dans les inventaires est uniquement consultable sur place, en salle de lecture des Archives départementales.

Toutes les archives décrites dans les inventaires sont-elles librement communicables en salle de lecture ?

Certains documents ne sont pas communicables au public en raison de leur mauvais état de conservation.

Par ailleurs, la communication des archives publiques est régie par le Code du patrimoine. Les archives publiques sont communicables de plein droit à toute personne qui en fait la demande. Néanmoins, des documents d’archives contiennent parfois des informations qu’il est nécessaire de protéger pendant un certain temps avant de permettre leur communication. Les différents secrets protégés sont précisés à l’article L.311-5 du code des relations entre le public et l’administration, et les délais à l’issue desquels les documents qui les comportent deviennent librement communicables sont exposés à l’article L.213-2 du code du patrimoine. Les principaux secrets protégés sont les secrets de l’État (défense nationale, délibérations du gouvernement, conduite de la politique extérieure, sûreté de l’État…), les secrets des personnes (vie privée, secret médical…), le secret industriel et commercial et le secret de l’instruction judiciaire.

À l’échéance des délais de communicabilité, ces documents deviennent librement communicables sans restriction à toute personne qui en fait la demande.

Avant l’expiration de des délais fixés à l’article L. 213-2 du code du patrimoine, un accès anticipé par dérogation est rendu possible par l’article L. 213-3 du même code.

Pour les archives contemporaines (série W), j’obtiens des descriptions d’un ensemble de références (ou cotes), mais je ne peux pas descendre au niveau d’une cote unique. Pourquoi ?

Dans un premier temps, les archives contemporaines font l’objet d’une description globale de chaque versement (ensemble de documents collectés par les Archives départementales lors d’une opération de transfert d’une administration vers les Archives – exemple : description de l’ensemble constitué par les références 1821W 1 à 1821W 77). Les inventaires détaillés peuvent être consultés en salle de lecture des Archives départementales. Il est prévu de mettre progressivement en ligne les inventaires détaillés. Les données seront aussi peu à peu alignées avec les notices mises en ligne sur le portail national FranceArchives. 

Toutes les archives produites par les administrations sont-elles conservées ?

Une fois achevée la durée d’utilité administrative des archives contemporaines, une sélection est opérée entre les archives à conserver à titre définitif et les archives à éliminer en raison de leur absence d’intérêt historique. Le sort final (conservation ou élimination) des documents est défini dans des circulaires élaborées par le service interministériel des archives de France. Les archives à éliminer sont identifiées dans des documents appelés « bordereaux d’élimination » qui sont librement communicables à quiconque en fait la demande.