Notaire

En tant qu’officiers publics et ministériels, les notaires sont tenus d’assurer la conservation des minutes et des répertoires des actes, qui ont le caractère d’archives publiques (L211-4 du code du patrimoine). A ce titre, ces documents doivent être conservés pendant un délai de 75 ans minimum dans les offices.

Une externalisation de la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires, c'est-à-dire des minutes et répertoires de moins de 75 ans, est possible chez un prestataire agréé par le ministère de la culture , en vertu de l’article L 212-4 du Code du Patrimoine et après déclaration auprès des Archives départementales. Avant toute démarche, contacter les Archives départementales pour vous conseiller.

Vous souhaitez verser vos archives ?

Les notaires sont tenus de verser aux Archives départementales les minutes et répertoires des actes de plus de 75 ans. Tout versement aux Archives départementales des Yvelines est précédé d’une visite permettant d’évaluer le volume et l’état sanitaire des documents. Le transfert n’intervient que dans un second temps après un travail de conditionnement et d’inventaire des documents.

Les fichiers et dossiers de clients ainsi que les documents de gestion de l’office (statuts, instances de décision, comptabilité, formalités, ressources humaines,…) ne constituent pas des archives publiques et ne sont donc pas soumis à l’autorisation préalable d’élimination de l’administration des archives. Toutefois, ces documents peuvent être proposés aux Archives départementales qui évalueront la pertinence de les prendre en charge, à titre de don, et dans un but historique (notamment les fichiers de clients).