Nos missions

Les missions des Archives départementales visent une triple finalité (article L.211-2 du code du patrimoine) :

• Répondre aux besoins de gestion des organismes, afin que ces derniers disposent en permanence des informations utiles ;

• Assurer la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées ;

• Constituer le matériau de base des recherches historiques.

Contrôler et conseiller

Le directeur des Archives départementales exerce, sous l'autorité du préfet, le contrôle scientifique et technique des archives publiques. Ce contrôle porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d'élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il est notamment destiné à assurer la sécurité des documents, la qualité des descriptions des archives et la mise en valeur de ce patrimoine (article R.212-3 du code du patrimoine).

À ce titre, toute élimination de documents doit être soumise au visa du directeur des Archives départementales.

Par ailleurs, les Archives départementales accompagnent les administrations de l’État, les collectivités territoriales, les établissements publics et les organismes privés chargés d'une mission de service public, dans la bonne gestion de leurs archives tant papier que numériques. Dans le cadre de la dématérialisation, les Archives départementales conseillent les services sur l’ensemble des processus, de la numérisation à valeur probante jusqu’à l’archivage électronique. Cette mission de contrôle et de conseil concerne plus de 2000 services producteurs d’archives.

Collecter

Les archives publiques sont obligatoirement versées aux Archives départementales par les services administratifs de l’État et du département qui les ont produites ou qui en ont hérité. Les Archives départementales sont ainsi appelées à accompagner près de 600 services dans la réalisation des versements de leurs archives.

Des archives privées peuvent également venir enrichir le patrimoine du département : elles sont déposées, données ou vendues par des particuliers, des familles, des associations ou des entreprises.

Conserver et classer

Pour garantir leur préservation sur le très long terme, les documents collectés doivent être conservés dans de bonnes conditions, à l’abri de la lumière et de la poussière, dans des locaux dédiés où la température et l’hygrométrie sont contrôlées. Des opérations de conservation préventive et de restauration sont programmées selon un plan pluriannuel.

Le classement des archives a pour but de mettre à la disposition du public des inventaires et répertoires structurés qui décrivent les documents conservés. Plus de 2000 instruments de recherche ont ainsi été rédigés.

Communiquer et valoriser

Cette mission, vers laquelle convergent toutes les autres, revêt de nombreux aspects :

• Accueillir le public en salle de lecture pour consultation des archives sur place ;

• Proposer aux internautes une offre de services variée : mise en ligne des inventaires et d’archives numérisées (plusieurs millions d’images), ainsi que de tutoriels pour guider le public dans ses recherches ;

• Répondre aux demandes émanant de particuliers, de notaires ou de services publics, qui recherchent divers justificatifs (jugements de divorce, justificatifs de propriété, actes notariés, certificats d’examen…) dans le cadre de leurs démarches administratives ou judiciaires ;

• Développer des actions de médiation auprès des publics prioritaires du conseil départemental (collégiens, seniors, personnes en situation de handicap) et plus largement de tous les habitants des Yvelines, pour que chacun puisse connaître et s’approprier la richesse du patrimoine yvelinois.