Archives publiques, notions générales

Vous travaillez dans un service public yvelinois :

L'on a trop souvent tendance à oublier cette évidence: tous les agents des administrations locales produisent des archives (publiques), dans le cadre de leur activité administrative.

Leur support peut être varié: au support traditionnel qu'est le papier se substitue en effet de plus en plus le support électronique, mais il ne faut pas oublier non plus les maquettes, photographies, les microfilms ou les enregistrements sonores et audiovisuels.
Ces documents très contemporains n’en sont pas moins des documents d'archives, dès leur production. Ceci signifie qu'un traitement spécifique doit leur être appliqué, tout au long de leur cycle de vie, afin de garantir leur triple rôle :

• outil de bonne gestion pour l'administration,
• référence à valeur probatoire pour l’administration et les administrés, afin de leur permettre de pouvoir justifier de leurs droits,
• matériau historique pour la recherche d'aujourd'hui et de demain.

Vous trouverez dans les lignes qui suivent les conseils destinés à optimiser les procédures d’archivage.

Vous avez de plus en plus de mal à organiser vos dossiers au quotidien, voire à retrouver certains éléments nécessaires à l’exécution de vos missions.

Les agents des Archives départementales formés à ces interventions (rubrique Contacter les Archives départementales) peuvent intervenir sur votre site à la demande et sur rendez-vous.
Dans un premier temps, ils effectueront avec vous un état des lieux. Pour ce faire, ils analyseront votre organisation, vos procédures, les catégories de documents reçus et produits, leur forme, leur support ou leur usage. Ils vous interrogeront sur vos habitudes de classement, vos besoins de recherche documentaire, vos obligations juridiques.
L'ensemble de votre production documentaire sera ensuite évalué, en fonction de la législation et de la réglementation archivistiques, selon une démarche contractuelle, afin de déterminer les délais et obligations de conservation.

Ce travail commun aboutira,  en fonction de l’existence ou non de textes de référence détaillés, spécifiques au traitement des archives de votre type d’institution, à l'élaboration d'un ou de plusieurs tableaux de gestion de vos documents (voir la rubrique suivante) auxquels vous pourrez vous référer au quotidien. Au-delà, et conformément aux dispositions légales, nous vous aiderons à organiser les destructions nécessaires ou les versements dans le service d’archives compétent.

1. Qu'est qu'un tableau de gestion d'archives ?

Il s'agit d'un état des documents produits et reçus par votre service. Elaboré en transcription des textes réglementaires s’ils existent, sinon en concertation entre les Archives départementales et le service producteur,  il reflète l'organisation de ce service. Il vous servira à gérer les archives courantes (outils de gestion quotidienne des dossiers conservés dans les bureaux) et intermédiaires (dossiers dont l’exploitation est devenue plus sporadique, mais qui restent conservés à proximité des bureaux pour des impératifs organisationnels ou juridiques). Enfin, il permet de procéder à l'archivage des archives définitives dites historiques, destinées à une conservation d’intérêt patrimonial.

2. Comment lire un tableau de gestion ?

Le tableau se présente en quatre colonnes :

• Colonne n°1 : Nature du document
  Les différentes catégories de documents ou de dossiers reçus et produits par le service sont énumérées.
• Colonne n°2 : Durée d’utilité administrative (DUA)
  La durée d’utilité administrative est la durée pendant laquelle le service conserve les documents mentionnés dans la première colonne. Cette durée est définie par les textes ou d’un commun accord avec les Archives départementales, en tenant compte des besoins d’information nécessaires au bon fonctionnement du service, ainsi que des obligations légales ou juridiques.
• Colonne n°3 : Sort final
  Les mentions de conservation, de tri ou de destruction portées dans cette colonne doivent être interprétées de la façon suivante :
  C : conservation définitive dans le service d’archive compétent, après avoir établi un bordereau de versement,
  D : Destruction après obtention du visa réglementaire délivré par le Directeur des Archives départementales (article L 212-2 du code du Patrimoine du 20 février 2004 consolidé par la loi du 15 juillet 2008). Elle se fera par incinération ou recyclage uniquement (le recours à la déchetterie et tout dépôt de documents sur la voie publique étant formellement proscrits),
  T : conservation partielle après tri selon les modalités définies dans cette colonne et dans la colonne « Observations ».
• Colonne n°4 : Observations
  Cette colonne permet de préciser les modalités de tri, de justifier la destination finale du document (élimination à terme ou conservation définitive), d’apporter des informations complémentaires sur la nature des documents et de préciser le cas échéant les dates extrêmes et le métrage linéaire.

Après accord entre votre service et les Archives départementales, et sous réserve d’avoir préalablement recueilli le visa réglementaire signé par le Directeur des Archives départementales, vous pourrez détruire les documents n'ayant plus d'utilité administrative ou d'intérêt historique et scientifique.
La destruction de vos documents procède d’une décision à caractère juridique (article L 212-2 du Code du Patrimoine du 20 février 2004 consolidé par la loi du 15 juillet 2008).

Cette procédure se décompose en plusieurs étapes :

1. La rédaction de la demande de visa d'élimination :

Elle est succincte mais précise et comporte cinq éléments de description.

• Identification des documents soumis à l'élimination: il ne s'agit pas d'une description détaillée pièce à pièce mais d'une liste de catégories de documents.
• Les dates extrêmes des documents.
• La durée d'utilité administrative des documents: elle est mentionnée sur le tableau de gestion des archives de votre service, voire définie par les Archives départementales s'il n'en a pas été d'établi.
• Le métrage: vous évaluez la masse des documents soumis à l'élimination en mètres linéaires, nombre de boîtes, nombre de cartons.
• Date, signature et cachet du chef du service demandeur.
• Visa et observations: colonne réservée aux Archives départementales pour l’accord ou le refus.

2. Le visa d'élimination :

• Le visa d'élimination doit être établi, puis signé par le chef de service.
• Cette demande de visa doit impérativement être adressée aux Archives départementales pour validation (par voie de courrier postal, de Fax, voire de courriel complété du document scanné comportant la signature du chef de service (voir rubrique « Contacter les Archives départementales »)

3. La destruction matérielle :

• Après réception en retour du visa sous forme originale signée par le Directeur des Archives départementales, vous pouvez envisager la procédure matérielle d'élimination, en lien avec vos services logistiques.
• En tout état de cause, les documents doivent être soit incinérés soit recyclés par un prestataire qui vous fournira un certificat de dénaturation (l’engageant sur le fait que les documents ont été intégralement déchiquetés et ne peuvent en aucun cas être réutilisés).

Code du patrimoine, Livre II, Archives
Loi 2008-696 du 15 juillet 2008

Conseil et contrôle scientifique et technique

Les collectivités territoriales et les personnes morales de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission (article L 212-6 du Code du Patrimoine) sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat (article L 212-10 du Code du Patrimoine). Le Directeur des Archives départementales, fonctionnaire d'Etat, exerce ce contrôle sous l’autorité du Préfet. Il réalise des visites réglementaires et délivre les visas requis pour les tris et éliminations, effectués en fonction de « tableaux de gestion » référentiels, pour l’aménagement de locaux spécifiques, la restauration de documents et autres mesures de nature à optimiser la gestion des archives.

Classement

Le classement des archives pendant leur durée de conservation dans le service producteur répond aux besoins organisationnels spécifiques du service qui les produit. Les Archives départementales peuvent vous délivrer des conseils pour optimiser ce classement et faciliter ainsi, d’une part les recherches dans vos archives, d’autre part la préparation des tris, élimination et versements au terme de la durée d’utilité administrative des archives.
Les archives destinées à être versées aux Archives départementales seront classées dans la série continue W. Un numéro de versement sera attribué à chaque versement effectué.

Communication

Pour la préservation du patrimoine archivistique, la communication doit s’effectuer dans le respect de consignes strictes (pas de communication à l’extérieur du service, pas de photocopie des documents reliés ou fragiles) et selon les délais légaux de communicabilité des archives établis par la loi de 2008

Conditionnement

Les archives destinées à être conservées au terme de leur durée d’utilité administrative sont conditionnées, autant que possible, dans des boîtes neutres. Celles qui seront éliminées au terme de leur durée d’utilité administrative peuvent être conditionnées dans des boîtes bureautiques standard. L’ensemble des archives est rangé, si possible, sur des rayonnages métalliques. Les conditionnements risquant d’altérer les documents sur le long terme (chemises de couleur acide, jaune, vert, orange, les pochettes plastiques et les trombones métalliques) sont à exclure.

Locaux de conservation

Ils sont soumis à des spécifications techniques. Il importe d'informer le Directeur des Archives départementales de tous travaux de construction et d'aménagement de locaux spécifiques (descriptif des travaux, plans...) avant le lancement d'un appel d'offres. Il sera en mesure de vous accompagner par des conseils scientifiques et techniques.

Numérisation

Si vous souhaitez engager des projets de numérisation d'archives, notamment dans le cadre d’un système de GED (gestion électronique des données), prenez l’attache des Archives départementales et suivez les recommandations techniques dispensées par le Service interministériel des Archives de France (lien avec le Guide du SIAF). Les Archives départementales pourront vous aider à adapter les recommandations à votre cas précis.