Archives départementales des Yvelines
Yvelines, le département

Archives hospitalières

Gestion des Archives hospitalières

Cadre réglementaire

Aide aux hôpitaux

Cadre réglementaire

  • Art. L 1111-8 du code de la santé publique
  • Décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009
  • Arrêté du 16 juin 2010
  • Code général des collectivités territoriales, voir articles L1421-1 à L1421-3, article L2321-2, articles R1421-1 à R1421-13
  • Code pénal, voir articles 226-13, 432-15 et 16
  • Règlement des archives hospitalières de 1968
  • Circulaire du 14 mai 1993, généralités, et 5 autres circulaires de 1993 et 1994, par missions administratives, voir tri et éliminations

Nature et composition

Les archives hospitalières se répartissent entre archives administratives et archives médicales :

  • Archives administratives
    documents concernant la gestion et le patrimoine des établissements (actes de fondation, comptabilité, patrimoine foncier, économat, gestion administrative des malades etc…)
  • Archives médicales
    documents concernant la médecine et l’assistance : registres d'entrée et de sortie des malades, dossiers médicaux, etc.

Contrôle scientifique et technique de l’Etat

Les hôpitaux, quel que soit leur statut (Code de la santé publique , articles L 6141-1 et suivants, R 6141-10 et suivants), sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat (article 2 du décret N° 2009-1124 du 17/09/2009). C'est le Directeur des Archives départementales, fonctionnaire d'Etat, qui, sous l'autorité du préfet, exerce ce contrôle. Il réalise des visites d'inspection et délivre divers types de visa réglementaires (visa d’élimination, avis relatif à l'aménagement de locaux…).

Conservation des archives courantes sur le site ou externalisation

Du fait de la multiplicité des statuts des établissements hospitaliers (communaux, intercommunaux, départementaux, interdépartementaux, régionaux ou d’Etat), la conservation des archives peut avoir lieu au sein de l’hôpital ou être confiée à une société d’archivage privée. Celle-ci doit être agréée par le Service interministériel des Archives de France pour les archives courantes et intermédiaires, que ce soit sur support papier ou électronique. L’agrément de la société est soumis à des exigences précises en matière de gestion humaine (formation et compétence des personnels, notamment) et technique (normes des bâtiments de stockage, notamment). (article L212-4 du Code du patrimoine, alinéa 2, décret n°79-1037 modifié par le décret 2006-1828 du 23 décembre 2006, modifié par le décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009)

Dépôt aux Archives départementales

En application du Règlement des archives hospitalières pris par arrêté du 11 mars 1968, et de sa révision par la circulaire du 14 mai 1993, les archives hospitalières de conservation définitive jusqu’à 1940 au moins, 1970 éventuellement, sont déposées aux Archives départementales s’il s’agit d’un établissement intercommunal, aux Archives communales  s’il s’agit d’un établissement communal et si la commune dispose d’un service d’archives constitué. Le dépôt est prescrit d'office par le Préfet, quelle que soit la date des documents, si les archives conservées à l’hôpital sont en danger (article 7 du Règlement du 11 mars de 1968).

Devoirs des établissements et des agents

Les établissements hospitaliers sont tenus d’assurer la conservation de la totalité de leurs archives « au siège de l’établissement » (article 7 du règlement de 1968), sauf externalisation agréée des archives courantes et intermédiaires (voir ci-dessus).
Les frais de conservation et de classement doivent figurer parmi les dépenses de fonctionnement, ceux qui résultent de l’aménagement des salles parmi les dépenses d’investissement (article 2 du règlement de 1968).
Le directeur général de l’établissement hospitalier a la garde et la responsabilité des archives administratives et médicales (article 3 du règlement de 1968). Il est notamment assujetti à l’obligation de fournir les dossiers médicaux pendant la durée fixée par la réglementation en vigueur (article R.1112-7 du Code de la santé publique).
Les agents publics chargés de la gestion des archives sont tenus au secret professionnel (Code du patrimoine L211-3, Code pénal article 226-13). Par ailleurs, des sanctions pénales sont prévues en cas de soustraction de papiers publics ainsi que pour le non-respect des règles de communicabilité par les agents publics (Code du patrimoine article L214-3, code pénal articles 226-13, 432-15 et 16).

Aide aux hôpitaux

Dans le cadre des prestations facultatives proposées par le Conseil Général, le responsable du suivi des archives hospitalières au sein des Archives départementales, assure une mission de conseil et d'aide auprès des hôpitaux des Yvelines. Ci-dessous sont abordées quelques étapes dans la gestion des archives.

Pour approfondir les rubriques ci-dessous : consulter le site  ASCODOCPSY (association de coopération documentaire en psychiatrie) régulièrement mis à jour. Ce site n’a pas compétence normative, mais valeur informative.

www.ascodocpsy.org Guide des archives hospitalières : méthodologie et procédures (volume 1) ;  les ressources documentaires (volume 2)

Tri et élimination

Les circulaires ci-dessous déterminant les modalités de tri, d’élimination ou de conservation des archives hospitalières fourniront un ensemble de références précieuses. Il convient toutefois de veiller au fait que les délais de communicabilité figurant dans ces textes doivent être actualisés eu regard des dispositions de la loi du 15 juillet 2008 sur les archives.

Archives administratives :

  • Circulaire du 26 novembre 1993, services financiers et économiques (tenir compte des modifications induites par l’ instruction daf/ dpaci / res/ 2008 / 008 qui a passé à 10 ans au lieu de 5 précédemment la conservation des pièces justifiant la comptabilité de l’ordonnateur)
  • Circulaire du 18 janvier 1994, hospitalisations et consultations
  • Circulaire du 18 juillet 1994, personnel
  • Circulaire du 7 octobre 1994, patrimoine
  • Circulaire du 20 octobre 1994, administration générale.

Dossiers médicaux (documents sur papier et électroniques)

  • Circulaire DAF/DPACI/RES/2007/014

Destruction matérielle

Un bordereau d'élimination doit être rédigé et visé par l'archiviste, le responsable administratif des documents proposés à l'élimination et le directeur de l’hôpital. Ce n'est qu'après le visa final du directeur des Archives départementales que les documents sont détruits, par incinération, broyage ou déchiquetage, en présence d'un agent hospitalier. Si aucun agent hospitalier ne peut assister à la destruction, il est nécessaire de demander au prestataire privé un certificat de destruction confidentielle. Développement durable oblige, des prestataires peuvent proposer le recyclage des archives, après leur dénaturation.

Classement et cotation

Un cadre de classement réglementaire s’applique aux documents antérieurs au 31 décembre 1970, quel que soit le lieu de leur conservation. Après cette date, le rangement des documents s’effectue en continu, dans la série W.
Au sein du fonds déposé, les documents sont rangés selon le cadre de classement des archives hospitalières défini en 1968.

Lien vers les inventaires des fonds déposés H-dépôt

Communication

Les archives hospitalières sont des archives publiques dont la communication est régie par le code du patrimoine, et particulièrement par les textes sur l’accès du patient à son dossier médical :

  • chapitre 3 : Régime de communication mis en place par la loi du 15 juillet 2008
  • Circulaire des Archives de France du 30 septembre 2008
  • circulaire n°DHOS/E1/2009/271 du 21 août 2009
  • instruction n° DAF/DPACI/RES/2009/024 du 23 novembre 2009

Conditionnement

Les archives sont conditionnées, autant que possible, dans des boîtes neutres et rangées sur des rayonnages métalliques. Les conditionnements risquant de les altérer (chemises de couleur acide, jaune, vert, orange, les pochettes plastiques et les trombones métalliques) sont à exclure.

Locaux de conservation

Les locaux de conservation sont soumis à des contraintes techniques. Il est impératif d'informer le Directeur des Archives départementales de tous travaux de construction et d'aménagement de locaux (descriptif des travaux, plans...) et de recueillir son visa réglementaire avant le lancement d'un appel d'offres.

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