Accompagnement sur mesure
Je souhaite rejoindre SYN'Archives mais je ne sais pas si je me sens capable de me lancer ainsi dans la gestion de mon système d'archivage électronique (SAE)... À ce titre, puis-je prendre le risque de l'administrer seul sur un environnement dédié ou bien ai-je plutôt intérêt à bénéficier de l'environnement mutualisé du Département des Yvelines ?
Pas de panique ! Les Archives départementales des Yvelines (AD 78) vous accompagnent tout au long de votre projet quel que soit le mode de gestion retenu.
Démarrage du SAE
Dans le cadre du SAE mutualisé, nous nous chargeons intégralement du paramétrage fonctionnel de votre environnement SAE, en vous proposant clé en main les profils d'utilisateurs et leurs droits associés. Vous avez bien sûr la possibilité de demander des ajustements selon votre volonté, tant que les droits alloués selon le profil de l'utilisateur sont sans incidence sur la sécurité du système. Dans le cadre du SAE en mode dédié, nous vous accompagnons sur vos paramétrages par nos conseils au regard de ce que nous avons mis en place, ces profils utilisateurs ayant donc été par ailleurs validés par le contrôle scientifique et technique (CST).
Nous fournissons aussi les profils de données correspondant à des typologies d'archives déjà versées par nous-mêmes ou par d'autres membres. Nous pouvons aussi vous accompagner sur la rédaction de nouveaux profils de données, ceux-ci étant ensuite mutualisables auprès de l'ensemble de la communauté SYN'Archives.
Accompagnement aux versements
Nous vous accompagnons dans vos mises en place de procédures de versement, quelle que soit la typologie d'archive et quel que soit le mode de versement concerné (automatique ou manuel). Outre les formations, nous assurons ensuite un suivi lors de vos premiers versements jusqu'à votre maîtrise du processus.
Administration fonctionnelle de votre SAE
En mode mutualisé, nous nous chargeons intégralement de l'administration fonctionnelle de votre SAE, agissant comme si nous étions l'archiviste de votre collectivité.
Nous paramétrons ainsi vos référentiels de gestion des archives (règles de conservation et règles de communicabilité) et de services producteurs, vos types et vos profils de données, vos contrats d'entrée et d'accès, votre arbre de positionnement et vos profils utilisateurs. Nous créons aussi les comptes utilisateurs.
Selon les besoins, nous nous chargeons aussi de la gestion de vos archives (versements, modifications des métadonnées, communications, restitutions et éliminations).
En cadre de SAE en mode dédié, nous avons aussi la possibilité de remplacer votre archiviste en cas de départ, jusqu'à son remplacement, vous assurant dès lors une continuité de service !
Formations complémentaires
Au démarrage de votre projet, vous recevrez une formation initiale de la part de Seine-et-Yvelines Numérique (SYN). Cependant, il va de soi que de nouveaux utilisateurs, aux profils divers, intègreront ensuite votre SAE. Aussi, nous assurons des formations adaptées aux divers profils utilisateurs à tout moment, certaines formations étant mutualisables avec plusieurs membres, en fonction des effectifs.
Alors, n'hésitez plus : rejoignez SYN'Archives !
